6º Lição = A Arte da Delegação

A Arte da Delegação

Imagine que é gerente de um hotel e que, naturalmente, querendo manter o seu hotel bem limpo, resolveu usar do porteiro para algumas dessas tarefas.  

Se disser ao porteiro: "- Descarrega o lixo às 3ªs e 5ªs feiras", de certeza que ele o descarregará nesses dias, mas se disser antes: "- Descarrega o lixo conforme seja necessário", se ele for responsável, vai verificando a necessidade de o descarregar em qualquer dia, conforme a necessidade (até lhe podemos ensinar algo sobre gestão de tempo), mas é ele quem decide.  

"Delegar é conferir a minha autoridade a outros" 

"o objetivo da delegação é conseguir que alguém faça uma tarefa, tendo para isso poder de decisão e autoridade"  

Quando se delega algo a alguém, deve-se certificar que a pessoa:  

- compreendeu o que foi pedido.

- tem a autoridade necessária para satisfazer o pedido (ou então que lha concedam)

- Saber como satisfazer esse pedido.  

É da responsabilidade de quem delega comunicar as coisas de uma forma clara:  

* as cautelas a tomar.

* as fontes de informação a recorrer. 

É necessário conseguir transmitir o nosso objetivo a uma pessoa o melhor possível. 
É necessário que esta chegue ao objetivo da forma mais eficaz, sem ter de a acompanhar permanentemente. 



A Delegação vista por quem delega 

Um pouco como em tudo, por vezes a delegação vista por quem delega pode diferir da delegação vista por quem é delegado.

No entanto quem delega deve ter em atenção determinados pontos.

•        Fornecer acesso total e rápido à informação relevante, por parte do pessoal.

•         Encontros entre quem delega e quem foi delegado para irem trocando idéias sobre o que se vai passando. 
•         A grande ajuda dos sistemas de informação distribuídos para a disponibilização da informação. 

Quando se delega (dar autoridade aos outros) fica-se sem controle? 

•         NÃO, porque estamos a treinar pessoas segundo um critério nosso, ao nosso estilo e forma de pensar. 
•         Assim as pessoas acabam por praticar um controle que é o meu estilo, aquele que me permite controlar. 

Deve-se primeiro conhecer as pessoas. 

•         Não se pode delegar da mesma forma todas as pessoas. 
•         Existem umas com mais e outras com menos experiência e autoridade, além de que cada pessoa tem a sua maneira de ser. 

Delegar gradualmente. 

•         Começar por tarefas adequadas a cada pessoa, para depois conseguir motivações nela para desempenhar tarefas a delegar de maior responsabilidade. 
•         Se apresentamos uma tarefa difícil e assustadora , que a pessoa não se sente segura para a resolver, ela pode não ser feita, e a pessoa ficava desmotivada

Barreiras e comentários: 
•         "Eu posso fazer melhor…" 
•         "Eles não conseguem fazer, não têm capacidade suficiente. 
•         "Demoro muito tempo a explicar-lhe" 

Ganhar confiança na pessoa delegada. 

•         Implica ir pondo um olho de vez em quando no seu desempenho, e ajudá-lo caso necessário. 
•         Mas não andar sempre atrás dele, pedindo explicações de tudo o que ele faz; pode-se sentir perseguido. 
•         A idéia é que a pessoa aprenda sempre com a tarefa delegada. 
•         Se ela estiver errada, deve-se explicar calmamente porquê. 
•         Se ela estiver quase certa, deve-se lhe dar os parabéns e aproveitar para sugerir algumas modificações. 

Disponibilidade para com a pessoa delegada. 

•         Deve-se evitar a total disponibilidade, pois podemos acabar por nos envolver na tarefa delegada o tempo inteiro. 
•         Deve-se marcar encontros, para que a pessoa dedique algum tempo a pensar e a decidir algumas coisas antes do encontro. 

Resultados e responsabilidades na delegação.

•         Devemos ter consciência que a tarefa delegada pode ser efetuada de diversas maneiras, e não como nós a pensamos. 
•         As falhas devem ser detectadas quanto antes de causarem grandes problemas, porque o problema também é de quem delega. 

Quando ocorrem erros?! 

•         Primeiro deve-se enfrentar o problema pensando numa solução, sendo ótimo que fosse a pessoa que errou a encontrá-la, em vez de pensar nas causas. 
•         Em seguida deve-se analisar as causas. Deve-se evitar ataques pessoais do estilo: "Foi uma autêntica bobice que fizeste…" 
•         Assegurar que a pessoa : 
•         Compreendeu o problema. 
•         Sente-se segura para o enfrentar. 
•         Pense em procedimentos para evitar nova ocorrência. 

O que se deve delegar? 

•         Deve-se começar por considerar as atividades que eu fazia antes de ser promovido. 
•         Áreas onde se tenha experiência, para que se possa explicar bem as tarefas a delegar, e onde possa avaliar também se as tarefas estão ser bem ou mal executadas. 
•         Delegar para que outros fiquem mais experientes, e para que se fique com mais tempo livre para outras tarefas. 

Depois de tudo delegado, o que sobra?

•         É muito importantes e necessários controlar as tarefas delegadas, e ajudar o desenvolvimento do pessoal no seu exercício de autoridade. 
•         Mas há tarefas que não podem ser delegadas, as responsabilidades pessoais são algumas: 
•         de motivação 
•         de treino 
•         de organização 
•         de repreensão 
•         de promoção 
•         …

A Delegação vista pelo delegado

O que deve ser feito?  
•         compreender muito bem toda a tarefa, desde objetivos resultados a atingir, tudo o que tem de realizar. 

Qual o seu grau de autoridade?  
•         até onde vai a sua autoridade e responsabilidade 

Como deve ser realizada a tarefa?  
•         a tarefa tem de ser obrigatoriamente realizada de uma determinada forma, ou podemos sugerir idéias. 

Quando deve a tarefa ser concluída?  
•         existem prazos 
•         possíveis problemas que podem atrasar 
•         gestão de tempo 

Prioridade nas tarefas Informação adequada  
•         preocupação de obter toda a informação necessária. 

Ordens contraditórias  
•         certificar-se de que tem autoridade, caso apareça alguém lhe dar outras ordens, possivelmente até contrárias. 

Feedback 
•         reúna com o gestor para o informar das suas atividades, para certificar-se se está tudo a correr bem. 

Qualidade  
•         crie o seu próprio controlo de qualidade, para verificar e analisar a qualidade do trabalho antes de o entregar. 

Maior responsabilidade  
•         feedback positivo para o gestor para este lhe delegar funções de maior responsabilidade.

As Tendências que favorecem a delegação e a  autodireção

• Os computadores estão a descentralizar cada vez mais a informação. 
• O desaparecimento da gestão intermédia. 
• Reconhecimento crescente de que quem melhor conhece um determinado trabalho é quem o deve realizar. 
• As novas estruturas empresariais: equipas multidisciplinares, partilha do posto de trabalho, …